Jeder kennt das, sei es z.B. aus dem eigenen Unternehmen, der eigenen Organisation oder aus Erlebnissen im Umgang mit der öffentlichen Verwaltung. Prozesse wirken nicht selten träge und aufwändig, bis hin zu dysfunktional und sind das leider viel zu oft auch. Meine Beobachtung ist, dass es unabhängig von der Organisationsform, mit zunehmendem Alter einer Organisation zu immer komplizierteren Prozessen kommt, die immer weniger in Gänze überblickt oder verstanden werden können (es sei denn die Organisation wirkt dieser Entwicklung regelmäßig durch gezielte Maßnahmen immer wieder aktiv entgegen).
Warum ist das so? Das Entstehen komplizierter Prozesse hat zum einen mit dem Wachstum von Organisationen (Unternehmen, Behörden, Stiftungen…) zu tun. Organisationen starten klein und mit wenigen Mitarbeitern und haben somit noch wenig ausdifferenzierte Prozesse. Je größer eine Organisation wird, umso mehr steigt der Bedarf nach ausdifferenzierteren Prozessen, die die interne Zusammenarbeit, sowie die externe Interaktion mit z.B. Kunden, Lieferanten, Partnern oder Stakeholdern regeln. Das schafft im Idealfall Orientierung, Klarheit, Effizienz und erwartbare Ergebnisse, sei es z.B. in Einkauf, Lieferketten, Produktion, Marketing, Vertrieb, Service, Finanzbuchhaltung, etc. Spannend ist, daß sobald ein Unternehmen eine hohe Reife und Ausdifferenziertheit erlangt hat, die Prozesse trotzdem in der Regel weiterwachsen!
Meine Erklärung: wenn Unzulänglichkeiten in einem Prozess auftreten und behoben werden sollen, dann werden selten Fragen gestellt wie z.B. „Wie können wir den Prozess vereinfachen? Oder: „Was müssen wir aus dem Prozess streichen, um ihn zu verbessern?“. Bestehende Prozesse und Prozess-Schritte werden selten hinterfragt. Stattdessen ist die Denkrichtung i.d.R. diametral entgegengesetzt und folgt dem Motto: „Welche Prozess-Schritte müssen wir hinzufügen, um den Prozess zu verbessern?“ Genau aus diesem Grund werden Geschäftsprozesse jeglicher Art über die Zeit immer komplexer. Das macht sie jedoch Ressourcen- und Zeitintensiv, was nicht im übergeordneten Interesse der Organisation sein kann (im Interesse einzelner Mitarbeiter oder Teams möglichweise schon).
Daher sehe ich meine Rolle als Berater und Projektleiter immer darin, genau dieses aktive, durchaus disruptive Hinterfragen von Prozessen und Prozess-Schritten zu ermutigen und zu pushen. Denn nur so werden Organisationen wirklich effizienter und auch effektiver. Und aus diesem Grund sind IT-Projekte zur Einführung von Unternehmenssoftware (wie z.B. MicrosoftDynamics365, Salesforce usw.) nicht primär IT-Projekte, sondern in erster Linie Business-Projekte.
Und jetzt einfach formuliert:
Je länger Organisationen existieren, umso komplizierter werden die Prozesse. Warum? Weil es den meisten Menschen leichter fällt, Prozessen etwas hinzuzufügen, um sie zu verbessern. Prozesse durch Hinterfragung und Vereinfachung zu verbessern, fällt hingegen schwer.
Also los geht’s: machen wir den Prozessen den Prozess!
